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L’assistant technique et administratif assiste dans ses missions la direction et les chefs de projets.

Son rôle est d’effectuer le traitement administratif de dossiers pour la direction et également les dossiers techniques (frappe de courriers, mise en forme de documents, gestion de l’agenda, gestion de l’accueil et des appels téléphoniques, classement et gestion administrative des dossiers clients et fournisseurs, gestion comptable et suivi facturation…).

Il participe également à l’organisation générale de la société.
Interface entre l’équipe interne et l’extérieur, l’assistant technique et administratif véhicule à l’extérieur l’image et le professionnalisme de la société.

SES PRINCIPALES ACTIVITÉS

L’assistant technique et administratif joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de la société. Son activité consiste principalement à assurer les tâches suivantes :
- Organisation, montage et gestion administrative des dossiers techniques, y compris les dossiers d’appels d’offres,
- Supervision des rendus, révision des dossiers techniques pour diffusion et classement,
- Assistance administrative et secrétariat général auprès de la direction
– Gestion et suivi de la facturation, de la Dailly
- Actualisation des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, échéanciers, planning)
 – Organisation et suivi administratif des dossiers liés au personnel (congés, formations, tickets restaurants)

– Gestion administrative et comptable de la structure en lien avec le cabinet comptable extérieur
 – Organisation des réunions internes, et rédaction des comptes rendus.
 –  Saisie, mise en forme et classement de tous types de documents.
 – Accueil physique (dans les bureaux) et téléphonique.
 – Gestion des prestataires et des services généraux liés à l’organisation interne de la société

SES COMPÉTENCES ET QUALITÉS
Pour occuper ce poste, il est indispensable de posséder des compétences et des connaissances techniques à la fois dans le domaine de l’assistanat et dans le domaine professionnel où il s’applique :

 – Maîtrise des tâches d’assistanat : gestion d’agenda, réception, accueil téléphonique, …
 – Maîtrise des logiciels de bureautique : tableur, traitement de texte, base de données, …
 – Maîtrise d’un logiciel de facturation et/ou de gestion comptable.
 – Bonne connaissance en gestion administrative et comptable.
 – Bonne connaissance du secteur d’activité et des acteurs : réglementation des marchés, normes rédactionnelles (une expérience en bureau d’études serait appréciée).
 – Réactif et disponible, doté d’une bonne faculté d’écoute et d’observation. Savoir faire preuve d’initiative et de discrétion. Esprit de synthèse et sens des priorités pour permette de répondre efficacement à toutes les demandes.

 – Méthodique dans le classement et l’archivage,

 – Aisance dans la saisie des documents numériques,

Poste en CDI basé au siège IDF à Saint-Denis (93).

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